|
God kommunikation er en hjørnesten i et vellykket forandringsprojekt, hvad enten det handler om en omstrukturering af virksomheden, ny forretningsplan, fusion eller andet. Undersøgelser har påvist, at manglende kommunikation derimod medfører dårligere arbejdsindsats, øget stress og lavere engagement hos medarbejderne. Det er derfor vigtigt tidligt i en forandringsproces at gå i dialog med medarbejdere og mellemledere, så alle bliver inddraget og får en fornemmelse af, hvad forandringen kommer til at betyde for virksomheden og dem selv.
Vores arbejde med forandringskommunikation:
Plan for kommunikationen
Timing er afgørende i en vellykket forandringsproces. Kommunikationsindsatsen bør tænkes med i hele implementeringsfasen.
Vi hjælper med at udarbejde strategier og planer for gennemførelse af kommunikationen. På den måde er der en køreplan for, hvornår de enkelte dele af kommunikationen skal finde sted – og hvem der er ansvarlig for dem. Planen giver fx svarene på, hvornår topledelsen skal på banen – og med hvilket budskab. Hvilken rolle mellemlederne skal besidde, om der skal udpeges forandringsagenter til at understøtte processen, hvornår og hvordan medarbejderne skal inddrages, stakeholderne informeres osv.
Tilrettelæggelse af informationen
Inden processen går i gang, er det vigtigt, at alle relevante personer bliver klædt på og uddannet til at varetage kommunikationen. Det kan fx være topledelsen, mellemledere eller forandringsagenter. Når først bolden begynder at rulle, kan der hurtigt opstå vanskelige spørgsmål, usikkerhed og myter om et forandringsprojekt.
Operate hjælper med at tilrettelægge uddannelsen af de relevante personer, så forandringsprocessen bliver bakket op af en god kommunikationsindsats.
Kommunikation i alle kanaler
De store forandringer kræver en bred kommunikationsindsats. Mange medier skal i spil, både den direkte dialog mellem ledelse og medarbejderne, og dialogen mellem kolleger, men også de interne medier som intranet, medarbejderblade med mere. De eksterne kanaler kan ligeledes være vigtige kanaler at anvende til at forankre forandringen internt.
Vi sørger for, at de relevante kanaler bliver inddraget – og bistår med at tilrettelægge og udarbejde de materialer, der skal bruges. Det kan fx være planlægning af kick-off arrangement for hele organisationen, udarbejdelsen af powerpoints og handouts til brug for mellemlederne, når de skal præsentere forandringen på afdelingsmøder, artikler eller et tema til intranet og personaleblad, konkurrence til involvering af medarbejdere m.m.
Analyser
Som bistand til at tilrettelægge kommunikationsindsatsen omkring en forandring bedst muligt, kan en analyse være et fornuftigt hjælpeværktøj. Nogle gange gennemfører Operate analyser indledningsvist, som afdækker hvordan medarbejdere og eksterne interessenter ser på de kommende forandringer. Andre gange udfører vi analyser som en ’temperaturmåling’ undervejs i processen for at tjekke, om medarbejderne oplever, at den hidtidige kommunikation har været tilstrækkelig – eller hvilke dele af forandringen, de eventuelt oplever at have for lidt viden om.
4 gode grunde til at arbejde med forandringskommunikation
1. Gør forandringen til en succes
Forandringer rejser spørgsmål: Hvad skal der ske, hvorfor skal det ske, hvad forventes der af mig, og hvad betyder det for min dagligdag? Hvis ikke svarene på disse spørgsmål bliver kommunikeret klart og på den rigtige måde i forandringsprocessen, er der stor risiko for, at hele forandringen kører af sporet med store omkostninger til følge.
2. Skab tryghed for medarbejderne
Medejerskab og inddragelse er vigtigt for mange ansatte i danske virksomheder. Forandringsprocesser, der opleves som uigennemskuelige og kommunikeres dårligt, kan skabe mistillid og svække motivationen, hvorimod god kommunikation giver tryghed.
3. Minimer risikoen for tab
Der investeres typisk store summer i nye forandringer. Planlægning sikrer, at de bliver en succes og får medarbejdernes opbakning. En mislykket forandringsproces kan være dyr.
4. Samarbejdet med eksterne interessenter sikres
Samarbejdspartnere vil ikke overraskes af forandringer, de ikke har været ordentligt informeret om. Kunder og andre interessenter skal vide, hvad forandringerne i virksomheden medfører, hvis det har betydning for dem. |
